Archief

Verslag van de vergadering BDC Dutch Region van 23-01-2011 in Nunspeet

 

Aanwezig: Anton van Egmond, Arnold Horn (als vervanger van Willem Nannings), Christiaan van Nispen, Paul Sassen

 

1)    Historie: Om te beginnen is kort gesproken over het ontstaan van de NL Bentley club en hoe deze club werd geleid. Ook werd gesproken over de evenementen en hoe die georganiseerd werden.

2)    Situatie 2011: Al enige jaren wordt met succes de Waterlinie-rally georganiseerd door Christiaan, die ook belast werd met adresbeheer en financiŽn. Hier blijkt toch enige onduidelijkheid over te bestaan. Christiaan geeft aan niet precies  te weten dat hij voor al deze taken verantwoordelijk was/is en heeft daarom ook niet in die zin geopereerd. Hij heeft zich met de rallies bezig gehouden, de leden hierover geÔnformeerd, de contributienotaís gemaakt en het adressenbetand bijgehouden. Hij blijkt niet geheel op de hoogte te zijn van de financiele afwikkeling en derhalve dus ook geen aanmaningen verstuurd te hebben. Het lijkt duidelijk dat de communicatie van alle verantwoordelijken in het afgelopen jaar niet geheel vlekkeloos is verlopen.

3)    Hoe nu verder: In het licht van bovenstaand lijkt het zinnig om een verse start te maken. Hiertoe is het belangrijk dat er een bestuurtje is waarin de functies wat duidelijker zijn vastgelegd. Besloten wordt om dit op de volgende wijze in te vullen:

Functie                                   Persoon                                 Taken

Chairman                              Paul Sassen                           Algemeen initiatiefnemend,

                                                                                              Website en controle

Events Co-ordinator                        Christiaan van Nispen         Evenementen

Secretary/Treasurer                       Anton van Egmond              FinanciŽn, secretariaat en

                                                                                              adresbeheer

 

 

Afspraken:

- De club blijft een gezelligheidsvereniging zonder al te veel officiŽle poespas. Om te voorkomen dat afzonderlijke leden aansprakelijk kunnen worden gehouden wordt bij verschillende organisaties (RREC/NRS/etc.) informatie hierover ingewonnen. Daarnaast zullen deelnemers ten tijde van rallies vrijwaringbrieven moeten ondertekenen en zullen bij alle uitingen naar leden disclaimers worden gehanteerd. Zie ook RREC-voorbeeld.

- De contacten tussen de bestuursleden vinden voornamelijk via e-mail plaats, maar tenminste tweemaal per jaar is er ďlijfelijkĒ contact. Een maal zou dit kunnen plaatsvinden voorafgaand aan de ALV van de RREC in januari en de tweede keer in combinatie met een georganiseerde rally en daar zou dan ook een korte ALV kunnen worden gehouden.

- In principe gaat de Waterlinierally in het voorjaar gewoon door. Christiaan heeft contact gehad met J.J. die hem liet weten dat zijn aanbod om op Frymerson een rally te laten starten ook voor het najaar geldt. Paul neemt contact op met JJom de rally af te zeggen voor het voorjaar en Christiaan coŲrdineert dit in het najaar.

- We komen niet meer terug op de contributie 2010. In dat jaar betaalden veel te weinig leden (ca. 22), maar het jaar is voorbij en we staan een verse start voor. Dit betekent dat er voor 2011 een contributienota wordt gemaakt ad. Ä 30,=. Deze wordt verstuurd aan alle ca. 60 adressen die op onze lijst staan. Ongeveer een maand na de nota wordt nog een keer een aanmaning gestuurd. Daarna wordt vastgesteld wie wel en wie niet lid is.

- Bij evenementen worden alle bekende adressen aangeschreven. Leden betalen de normale bijdrage, niet-leden betalen Ä 15,= per persoon extra voor deelname.

- Anton zal een nieuwe bankrekening openen inzake BDC-Dutch Region. Paul zegt dan de oude op en maakt het batig saldo over.

- Paul vraagt de actuele BDC-lijst op in Engeland (gedaan) en brengt de ledenlijst op orde voordat deze naar Anton gaat.

- Ter vereffening van historische kosten en verrekeningen zullen de desbetreffende bedragen worden overgemaakt en geresitueerd. Hiermee zijn alle zaken vereffend.

 

 

 

GAvE - 23-01-11


 
 
 

 
 
 
 
Bentley Drivers Club - Dutch Region